الوادي الجديد يطلق أرشفة إلكترونية لملفات الديوان العام
أطلق ديوان محافظة الوادي الجديد، اليوم الأحد، خطة شاملة لـ الأرشفة الإلكترونية تستهدف تحويل الملفات والوثائق والمحفوظات الورقية بديوان عام المحافظة إلى نسخ رقمية مؤمنة، تنفيذًا لتوجيهات اللواء دكتور محمد الزملوط.
الوادي الجديد يطلق أرشفة إلكترونية لملفات الديوان العام
وجاءت البداية عبر لجنة الأرشفة برئاسة سيد محمود سكرتير عام المحافظة، وبالتنسيق مع مركز الميكروفيلم بمؤسسة الأهرام، أحد أبرز أذرع الحفظ والتوثيق في مصر، بما يضمن حماية الوثائق من التهالك وسرعة استرجاع الملفات عند الطلب، وتوسيع إتاحة الخدمات للمواطنين.
تحسين كفاءة إدارة الملفات داخل الديوان
أكد المحافظ في بيان له، اليوم الأحد، أن الخطة تهدف إلى تحسين كفاءة إدارة الملفات داخل الديوان، وتوحيد مسارات تداول الوثائق بين الإدارات، وتقليل زمن إنجاز المعاملات عبر الأرشفة الإلكترونية، ويعزز المشروع سلامة المحتوى من العبث أو الفقد، مع توفير نسخ احتياطية تضمن استمرارية الأعمال، ورفع جودة الخدمة الحكومية في الوادي الجديد.
أضاف الزملوط، أنه جرى الاتفاق مع مركز الميكروفيلم بمؤسسة الأهرام على تقديم الدعم الفني والتقني، بما يشمل إعداد قواعد البيانات، ومعايير الفهرسة، وخطط التحويل الرقمي، وعمليات التعقيم والترميم قبل الرقمنة عند الحاجة، ويعتمد التعاون على خبرة المركز في إدارة أرشيفات ضخمة، ما يسند مرحلة التحول نحو الأرشفة الإلكترونية داخل الديوان.
ولفت المحافظ، إلى أنه قد بدأت المرحلة الأولى داخل عدد من الإدارات العامة في الديوان، وتشمل حصر الملفات وتصنيف الوثائق وتحديد أولويات الرقمنة، ثم تصويرها وإتاحتها على نظام الأرشفة الإلكترونية مع صلاحيات وصول متفاوتة. وتشمل الخطة تدريب العاملين، وضبط سياسات الحوكمة والنسخ الاحتياطي، وربط المنظومة بخدمات الجمهور تدريجيًا في الوادي الجديد.
قال الزملوط، إن لجنة العمل اختارت نموذجًا متدرجًا يضمن جودة رقمنة الوثائق قبل التوسع الإداري، مؤكدا أن التعاون مع مركز الميكروفيلم يضمن توحيد معايير الفهرسة، وسرعة استدعاء الملفات، كما أن الأرشفة الإلكترونية ستقلص زمن الدورة المستندية، وتتيح تتبع حالة الطلبات، وتمنح متخذي القرار لوحة متابعة لحظية في الوادي الجديد.
أوضح المحافظ، أن التحول إلى الأرشفة الإلكترونية يتيح توصيل الخدمة بدقة أعلى وتقليل الازدحام داخل مقرات الديوان، حيث تصبح الملفات متاحة رقميًا لجهات المراجعة دون نقل ورقي متكرر، كما تُحفظ الوثائق الحساسة في نظام مؤمن، مع إمكانية إتاحة خدمات استعلام لاحقة للمواطنين ضمن منظومة التحول الرقمي في الوادي الجديد، ما يختصر الوقت والتكلفة.
